Het stokje doorgeven: zo werkt ERP écht

En eerlijk is eerlijk: dat snap ik. Want wat is ERP nou eigenlijk?
Of — Enterprise Resource Planning — want daar staat de afkorting voor. Niet dat die toevoeging echt meer verduidelijkt.

Grappig is dat als ik SAP als voorbeeld van een ERP-systeem noem of AFAS, Oracle of Microsoft Dynamics 365, er soms wel iets meer herkenning is. Al blijft het dan vaak bij de naam of de gedachte aan software, techniek of iets voor Finance en IT.

Maar ik kijk er anders naar. Want voor mij gaat ERP niet zo zeer over techniek, knoppen of schermen, maar over hoe werk van de ene collega naar de andere loopt. Over wie iets start, wie het overneemt en waar het soms vastloopt.

Je kunt ERP zien als een estafette:

Je wint niet door zo hard mogelijk te rennen, maar door het stokje goed over te geven. Goede overdracht zorgt voor een soepel proces; laat je het stokje vallen, dan ontstaat vertraging voor iedereen.

Daarom zeg ik het tegenwoordig anders:

Ik leer teams in organisaties beter samenwerken door samen hun processen te doorleven en te vertalen naar het ERP-systeem, zodat dit aansluit op hun manier van werken.

Ik help via ERP-implementatie begeleiding zichtbaar te maken hoe afdelingen met elkaar verbonden zijn, waar informatie hapert en waarom goed bedoelde acties toch langs elkaar heen kunnen lopen. Niet omdat mensen het verkeerd doen, maar omdat overzicht en inzicht in het geheel nog ontbreken. ERP is namelijk een groot centraal computersysteem dat juist bedoeld is om samenwerken te ondersteunen.

ERP is dus niet iets wat je hebt.
Het is iets wat je doet.
Samen.
Elke dag.

ERP uitgelegd in gewone taal

ERP kun je zien als een alles-in-1 pakket, ook wel een totaalpakket voor een bedrijf. Het is één slim softwaresysteem waarin je alle belangrijke afdelingsprocessen en administraties aan elkaar koppelt.
In plaats van veel losse programma’s werkt iedereen op één digitale plek. Daardoor werken mensen met dezelfde informatie vanuit verschillende processen.

In een ERP-systeem zitten bijvoorbeeld de financiële administratie, klantgegevens (CRM), verkoop, projectmanagement, inkoop, voorraad en logistiek, planning en MRP, productie, personeel en uren en servicemanagement. Alles is met elkaar verbonden. Gegevens voer je één keer in en het systeem zorgt dat ze op de juiste plek terechtkomen. Wat de ene afdeling doet, is direct zichtbaar voor de andere.

ERP werkt als een keten: elke schakel telt

Goede samenwerking en goede invoer zorgen voor een soepel proces.

Je kunt ERP zien als het digitale zenuwcentrum van een organisatie. Er worden continu ‘signalen’ aan elkaar en andere afdelingen doorgegeven.

Voorbeeld:

• De verkoper legt de order van de klant vast in het systeem.
• De planner ziet de order en plant het werk en benodigde capaciteit.
• De inkoper bestelt het materiaal dat nodig is voor de order.
• Het magazijn/ de voorraadbeheerder ontvangt het materiaal en zet het op voorraad.
• De uitvoerder/ logistiek medewerker levert de order uit aan de klant.
• De financiële medewerker verwerkt de facturen:
  de inkoopfactuur (geld uit) en de verkoopfactuur (geld in).

ERP is niet alleen techniek. Het systeem doet precies wat mensen erin stoppen. Als informatie niet klopt of niet wordt ingevoerd, raakt het hele proces verstoord. Daarom werkt ERP pas echt goed als mensen afspraken volgen, zorgvuldig werken en begrijpen dat hun invoer ook gevolgen heeft voor collega’s in andere afdelingen.

Juist dán doet ERP waar het voor bedoeld is: één alles-in-1 softwaresysteem dat alle belangrijke bedrijfsprocessen met elkaar verbindt, zodat het werk overzichtelijker wordt, fouten verminderen en samenwerking soepeler loopt.

TIP voor management
Richt ERP niet alleen technisch in, maar samen met de mensen die ermee werken.
Leg uit hoe processen samenhangen, naast de uitleg over welke knoppen

• Maak duidelijk wie waarvoor eigenaar is
• Geef ruimte om te leren, fouten te maken en vragen te stellen

Denk: “Snappen mensen wat hun invoer betekent voor het geheel?”

Tip voor medewerkers
Werk in het ERP alsof je het doorgeeft aan je collega.
Wat jij invoert, gebruikt iemand anders verderop in het proces.

• Voer gegevens zorgvuldig en op tijd in
• Vraag door als je niet snapt waarom je iets vastlegt
• Werk in het systeem, niet in losse lijstjes ernaast

Denk: “Kan de volgende collega hiermee verder?”

ERP laat zien hoe sterk werk met elkaar verbonden is. Het maakt zichtbaar dat geen enkele rol op zichzelf staat. Juist in die samenhang zit de kracht — én de kwetsbaarheid — van samenwerken in één systeem.